Event Assistant (6-month internship, full-time)

FRENCH VERSION BELOW

Main Mission: To assist the Events Manager in the planning, design and execution of all IFS events (at least 20 educational and non-educational events) such as concerts, conferences, in-house events, community events such as the “Fête de l'école”...

• Event design:
• Propose original ideas for events.
• Book rooms (internal and external)
• Select caterer and define menus.
• Rent specific equipment and furniture.
• Find service providers for sound, lighting, decoration and speakers.
• Find sponsors or financial partners for events.
• Establish contacts with potential speakers for future events.
• Event preparation:
• Organise briefings for maintenance, catering, security and audiovisual teams.
• Install signage.
• Ensure consistency and smooth operation of media content on broadcast media.
• Set up sets and other equipment on D-day.
• Manage the flow of service providers in compliance with the school's safety standards (entry pass).
• Event communication:
• Help design posters.
• Create invitations (via Google Form, Eventbrite).
• Monitor registrations, send reminders.
• Support volunteers and students involved in event organization.
• Help produce event-related content for social networks and the website (articles, photos, videos).
• Equipment Management:
• Manage the inventory of event equipment and plan its maintenance.
• Ensure availability of equipment for each event.
• Evaluation and Reporting:
• Evaluate events after completion and gather feedback.
• Write post-event reports to analyse strengths and areas for improvement.
  
  

Qualifications:

• Strong written and verbal communication skills
• Proficiency in using social media platforms and digital marketing tools
• Creativity, attention to detail, and the ability to work independently and as part of a team
  
  

Other skills:

• Good people skills
• Able to multitask and manage tight deadlines
• Exposure to project management
• Independent and responsible
• French mother tongue and fluent in English
  
  

Internship Conditions:

• 6-month internship starting from January 2025
• Full time 42h / week
• Annual Leave = 1,5 days / month
  
  

FRENCH VERSION

Mission Principale : Accompagner le responsable des événements dans la planification, la conception et l’exécution de tous les événements de l'IFS (au moins 20 événements pédagogiques et non pédagogiques) tels que les concerts, les conférences, les événements internes employée, les événements ouverts à la communauté comme la “Fête de l’école”, etc. 2. Préparation des Événements : 3. Communication sur l’Événement : 4. Gestion des Équipements : 5. Évaluation et Reporting :

• Conception de l’Événement :
• Proposer des idées originales pour les événements
• Réserver des salles (interne et externe)
• Sélectionner le traiteur et définir les menus
• Louer du matériel et du mobilier spécifique
• Trouver des prestataires pour le son, les lumières, la décoration et les intervenants
• Rechercher des sponsors ou partenaires financiers pour les événements
• Établir des contacts avec des intervenants potentiels pour des événements futurs
• Organiser des briefings pour les équipes de maintenance, traiteur, sécurité et audiovisuel
• Installer la signalétique
• S'assurer de la cohérence et du bon fonctionnement des contenus média sur les supports de diffusion
• Mettre en place les décors et autres matériels le jour J
• Gérer les flux des prestataires en respectant les normes de sécurité de l'école (entry pass)
• Aider à la conception des affiches
• Créer des invitations (via Google Form, Eventbrite)
• Suivre les inscriptions, effectuer des relances
• Accompagner les bénévoles ou élèves impliqués dans l’organisation des événements
• Aider à la production de contenu pour les réseaux sociaux et le site web relatifs aux événements (articles, photos, vidéos)
• Gérer l’inventaire du matériel événementiel et planifier son entretien
• S'assurer de la disponibilité du matériel nécessaire pour chaque événement
• Évaluer les événements après leur réalisation et recueillir des feedbacks
• Rédiger des rapports post-événement pour analyser les points forts et les axes d'amélioration
  
  

Qualifications :

• Solides compétences en communication écrite et orale
• Maîtrise de l'utilisation des plateformes des réseaux sociaux et des outils de marketing numérique
• Créativité, souci du détail et capacité à travailler de manière indépendante et en équipe
  
  

Autres qualifications :

• Sens des relations humaines
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à gérer des délais serrés
• Expérience de la gestion de projets
• Indépendant(e) et responsable
• De langue maternelle française et parlant couramment l'anglais
  
  

Conditions du stage :

• Durée : 6 mois à partir de janvier 2025
• Temps de travail : temps plein, 42h/semaine
• Congés : 1,5 jour par mois